企業年(nián)會策劃需要考慮哪些因素【下】

　四、确定方案環節

　　首先要将此次活動的(de)核心議題合理(lǐ)地(dì)安排到會議議程當中。主會場、舞台及背景搭建、節目選擇、餐标及菜單、房間、接送機、會後旅遊這七項是在這一(yī)環節最須留意的(de)地(dì)方。接下來就是重要的(de)确認實施細節了。首先，要創建一(yī)個工作進度表，這是提高(gāo)效率、保障活動順利進行的(de)有效手段。工作表的(de)內(nèi)容要包括以下幾個方面：

　　1、 邀請的(de)貴賓及确認其成行;
　　2、 舞台設計、場地(dì)搭建、燈光音響布置的(de)完成;
　　3、 文書工作、會議資料的(de)準備;
　　4、 房間分配表;
　　5、 用餐(餐标、菜單、主桌、台卡);
　　6、 交通安排;
　　7、 各項工作的(de)負責人及聯絡方式;
　　8、 支付各項定金的(de)時間表;
　　9、 表演者的(de)邀請及确認;
　　10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡;
　　11、 會務照片及錄像資料的(de)制作和(hé)贈送。

　　在檢查準備工作的(de)時候，關鍵點是：圍繞年(nián)會的(de)目的(de)、重要人物、核心議題的(de)關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年(nián)會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。 在結算環節，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的(de)每個消費場所簽單确認。比如(rú)自(zì)助餐的(de)用餐人數、用車的(de)時間及裏程、洗衣及長(cháng)途電話費、上網費 、酒水、大堂吧(ba)消費、迷你吧(ba)消費、會議茶歇的(de)人數等等。

　　一(yī)般而言，酒店的(de)各項預定都有保證人數的(de)要求，在預計人數的(de)5-10%以內(nèi)，酒店是可(kě)以靈活處理(lǐ)的(de)。 總結報告的(de)內(nèi)容應該包括此次活動是否達到了預期目的(de)，預算執行情況、對會務代理(lǐ)的(de)服務評價、不足和(hé)建議。