活動執行過程中容易忽略的(de)地(dì)方

1、活動開展前與場館方的(de)溝通

　　
場館方是場地(dì)的(de)管理(lǐ)者，在場地(dì)上實施任何活動都要經過他們的(de)同意。我們租用場地(dì)的(de)直接目的(de)就是為(wèi)了舉辦活動，在這個過程中會有許多地(dì)方需要場館方配合。但是場館方對自(zì)己場地(dì)的(de)使用過程也有很多規定。所以由于溝通上的(de)疏忽，在活動開展過程中可(kě)能會出現與場館的(de)規定發生沖突的(de)情況。這不僅影響了我們和(hé)場館的(de)關系，而且往往會耽誤活動的(de)正常進行。

　　
2、文件檔案管理(lǐ)

　　
很多活動中，在對文件檔案的(de)管理(lǐ)方面并不是很重視(shì)。但事實上，對于文件檔案的(de)管理(lǐ)在活動的(de)執行過程中和(hé)後期工作中都有着非常重要的(de)作用。活動中所涉及到的(de)文件檔案主要包括各種審批的(de)行政文件、相關合同協議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃等方面。另外，更重要的(de)是如(rú)何在活動的(de)過程給需要的(de)工作人員及時傳遞。

　　
3、财務管理(lǐ)

　　
每次活動的(de)舉辦都會需要很多東西，有些是公司的(de)，有些是專為(wèi)本次活動購買的(de)，有些是租賃的(de)或借用的(de)等等。在實施各項活動的(de)過程中會産生很多開支，有些是預算內(nèi)的(de)，也有臨時産生的(de)。因此，在很多活動完結之後結算時才發現實際開支比預算要多出很多來。記好每一(yī)項支出，為(wèi)下次預算做(zuò)好更充足的(de)準備。

4、活動結束後的(de)收場工作

　　
這是每次活動的(de)主辦方最容易疏忽的(de)地(dì)方。每到這個時候，從負責人到工作人員都會有種事情終于完結的(de)錯覺，有些工作人員甚至會和(hé)觀衆一(yī)起一(yī)走了之，完全忘了還有收尾工作要做(zuò)。所以很多主辦方事後都會出現丢失物品的(de)現象。為(wèi)了保證活動順利收尾，防止物品丢失，在活動開始之前把收尾工作安排妥當，分配到人，責任明确，到時候就不會出現亂場的(de)情況了。

　　
5、關于總結報告

組織一(yī)場大型活動，以及一(yī)系列的(de)促銷、公關活動，雖然形式內(nèi)容千差萬别，組織方式也不盡相同，但往往用一(yī)種相似的(de)方法來管理(lǐ)這些不同的(de)項目，管理(lǐ)學(xué)術界把這種相似的(de)管理(lǐ)方法總結概括為(wèi)大型活動項目管理(lǐ)體系。由于項目管理(lǐ)成效顯著，已經被廣泛應用到建築、金融、财務等各行各業。